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當客戶收到損壞的商品或退貨時，你需要一個清楚的方式來調整客戶的應付金額。在 Odoo 會計中，貸項通知單可直接從原始發票進行處理，確保帳目準確且客戶獲得通知。
本指南將帶你了解如何在 Odoo 中開立貸項通知單，涵蓋從設定到對賬的完整流程。
什麼是貸項通知單
貸項通知單是一份用於減少客戶應付金額的文件。常見的開立原因包括：
- 客戶收到損壞的產品
- 客戶要求退貨
- 原始發票上的定價錯誤
- 開立發票後協商的折扣
貸項通知單不會刪除或修改原始發票，而是建立一筆獨立的會計分錄，抵銷原始金額的部分或全部。
貸項通知單的會計分錄邏輯
貸項通知單本質上是發票的反向操作。發票借記應收帳款並貸記收入科目，貸項通知單則相反：
| 分錄 | 科目 | 借方 | 貸方 |
|---|
| 發票 | 應收帳款 | X | |
| 發票 | 收入 | | X |
| 貸項通知單 | 收入 | X | |
| 貸項通知單 | 應收帳款 | | X |
這種反向操作確保你的收入和應收帳款都按貸記金額相應減少。
設定專用貸項通知單編號序列
預設情況下，貸項通知單與發票共用相同的編號序列。你可以將它們分開，以便更清晰地管理紀錄。
- 開啟 Accounting 應用程式
- 前往 Configuration，開啟你的 Sales Journal
- 啟用 Dedicated Credit Note Sequence 選項
- Odoo 會為貸項通知單的日記帳簡碼加上「R」前綴（例如
RINV 取代 INV）
這樣的區分讓你在報表和列表中一眼就能分辨貸項通知單和發票。
逐步教學：從發票開立貸項通知單
雖然你可以從 Customers > Credit Notes 選單建立貸項通知單，但直接從原始發票開立更快捷，且會自動填入正確的日記帳。
- 開啟 Accounting 應用程式，導覽至已過帳的發票
- 點擊發票上的 Credit Note 按鈕
- 填寫相關資訊：
- Reason：輸入說明（例如「Damaged goods」）
- Journal：自動填入與發票相同的日記帳
- Reversal Date：預設為當天日期，可按需調整
- 選擇沖銷方式（請參閱下一節）
- 點擊 Reverse
- 系統會開啟一張包含所有原始發票明細的草稿貸項通知單
- 移除或調整明細行，僅保留需要貸記的項目
- 點擊 Confirm 過帳貸項通知單
例如，如果客戶訂購了多件產品但只有一件損壞，請移除除該損壞項目以外的所有明細行。這將建立一張僅針對該金額的部分貸項通知單。
「沖銷」與「沖銷並建立新發票」的差異
開立貸項通知單時，Odoo 提供兩種沖銷方式：
Reverse（沖銷）
- 建立一張可在確認前編輯的草稿貸項通知單
- 產生兩份文件：原始發票和部分貸項通知單
- 適用於僅需調整部分項目的情況
Reverse and Create Invoice（沖銷並建立新發票）
- 完全沖銷原始發票並建立一張可編輯的新發票
- 產生三份文件：原始發票、完整貸項通知單和新發票
- 適用於需要大幅重新調整發票內容的情況
在大多數涉及單一損壞或退貨商品的情況下，Reverse 是較簡單的選項。
自動對賬的運作方式
Odoo 會根據客戶是否已付款，以不同方式處理對賬。
發票尚未付款的情況：
- 貸項通知單金額直接與發票進行對賬
- 貸項通知單自動標記為已付款
- 發票狀態變更為部分付款
- 無需實際處理退款
發票已付款的情況：
- 你可能需要為貸記金額處理退款
- 貸項通知單仍會在會計紀錄中與發票進行對賬
對賬完成後，兩份文件都會顯示資訊圖示，詳列它們之間的關聯。發票的訊息記錄中也會留下貸項通知單的參考連結，形成完整的稽核軌跡。
客戶可以在客戶入口網站中查看貸項通知單及發票，確保一切透明。
重點摘要
- 貸項通知單可沖銷發票的部分或全部金額，而不修改原始文件
- 直接從發票開立貸項通知單，可自動填入日記帳並關聯文件
- 僅需部分貸記時使用 Reverse，需要完整重建發票時使用 Reverse and Create Invoice
- Odoo 會自動將貸項通知單與未付款發票進行對賬
- 在日記帳設定中啟用 Dedicated Credit Note Sequence 以取得更清晰的編號
- 貸項通知單會與發票一同顯示在客戶入口網站
參考資料
