如何在 Odoo 管理聯絡人及匯入資料
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如何在 Odoo 管理聯絡人及匯入資料

Yannis, Odoo Expert
9 分鐘閱讀

目錄

為何集中管理聯絡人如此重要

將聯絡資訊分散儲存在試算表、電郵對話和便利貼中,只會造成混亂。你會浪費時間搜尋資料,還可能使用過期的資訊。

Odoo 的聯絡人應用程式為你提供單一資料來源。你建立的每位聯絡人都可在所有 Odoo 應用中存取——包括 CRM、銷售、開票等。

Odoo 聯絡人應用主畫面顯示聯絡人卡片

公司與個人聯絡人

Odoo 支援兩種聯絡人類型:

  • 公司 — 商業實體(例如「Corey Consulting」)
  • 個人 — 個人,可選擇性地關聯至某間公司

當你開啟聯絡人並點擊編輯時,第一個欄位可讓你在這兩種類型之間選擇。對於個人聯絡人,會額外顯示一個公司欄位,讓你將其與所屬僱主建立關聯。

聯絡人表單顯示公司/個人切換欄位

將個人關聯至公司

當你將個人(例如 Amy)關聯至公司(例如 Corey Consulting):

  • 公司名稱會顯示在個人姓名下方
  • 點擊公司名稱可跳轉至該公司的聯絡人頁面
  • 該公司的聯絡人清單會自動顯示已關聯的個人

這種雙向連結讓你的組織架構一目了然。

個人聯絡人 Amy 關聯至 Corey Consulting,公司名稱可見

聯絡人表單的關鍵欄位

基本資訊

每份聯絡人表單都包含以下欄位:

  • 地址
  • 稅務編號
  • 電郵及電話號碼
  • 網站
  • 偏好語言
  • 職位(僅限個人)

聯絡人表單基本資訊欄位,包括地址、稅務編號、電郵

聯絡人與地址分頁

你可以為單一聯絡人新增多個地址:

  • 聯絡人 — 該公司的聯絡窗口
  • 帳單地址 — 發票寄送地址
  • 送貨地址 — 貨物送達地址
  • 私人地址 — 個人地址
  • 其他地址 — 任何其他地點

聯絡人與地址分頁顯示地址類型選項

內部備註分頁

新增僅團隊可見的內部備註。可用於記錄提醒事項,例如「優先客戶」或特殊處理指示。

聯絡人表單上的內部備註分頁

銷售與採購分頁

欄位用途
客戶 / 供應商切換分類聯絡人的角色
業務員指派專屬業務代表
出貨方式設定偏好的配送方式
付款條件為此聯絡人定義專屬信用條件
價目表套用自訂價目表

銷售與採購分頁,包含客戶/供應商切換及付款條件

開票分頁

儲存聯絡人的銀行帳戶資訊。這對於你定期付款的供應商尤為實用——銀行資訊會自動填入付款單中。

開票分頁顯示銀行帳戶資訊

其他欄位

額外欄位包括內部參考、條碼、行業及稅務資訊。

智慧按鈕:一覽跨應用程式活動

在每份聯絡人表單的頂部,智慧按鈕會顯示 Odoo 中相關的記錄:

  • CRM 商機
  • 已排程會議
  • 銷售訂單
  • 發票
  • 分析帳戶

點擊任何按鈕即可直接跳轉至相關記錄。

聯絡人表單頂部的智慧按鈕,顯示 CRM、會議、銷售、發票

歸檔與重新啟用聯絡人

如果你暫時停止與某位聯絡人合作:

  1. 開啟該聯絡人
  2. 點擊歸檔

已歸檔的聯絡人會從預設清單檢視中消失,但仍可搜尋。當合作關係恢復時,只需重新啟用該聯絡人即可。

清單檢視與批量操作

切換至清單檢視進行批量操作。選取多位聯絡人後,使用動作選單可以:

  • 一次歸檔多位聯絡人
  • 匯出資料至 Excel 或 CSV
  • 永久刪除聯絡人

清單檢視中選取多位聯絡人並開啟動作選單

匯出聯絡人

Odoo 提供兩種匯出模式:

  • 標準匯出 — 將選取的欄位下載為 Excel 或 CSV
  • 匯入相容匯出 — 格式化欄位標題,使檔案可直接重新匯入 Odoo,無需重新對應欄位

如果你打算在外部修改資料後再匯入,請務必使用匯入相容匯出。

匯出對話框顯示匯入相容匯出選項

匯入聯絡人至 Odoo

對於正在遷移至 Odoo 或以試算表管理大量聯絡人的企業來說,匯入功能可節省大量時間。

步驟一:準備檔案

以匯入相容匯出作為範本。這可確保欄位標題與 Odoo 預期的欄位名稱完全一致。

步驟二:載入並對應欄位

  1. 前往聯絡人並點擊匯入
  2. 點擊載入檔案並選取你的試算表
  3. Odoo 會根據標題名稱自動對應欄位
  4. 無法匹配的欄位會顯示「不匯入」——請手動調整

匯入畫面顯示載入檔案按鈕及欄位對應介面

步驟三:測試並匯入

點擊測試匯入以在正式執行前驗證資料。如果沒有出現錯誤,即可進行完整匯入。

匯入畫面顯示測試匯入按鈕及驗證結果

順利設定聯絡人的小技巧

  • 先建立公司,再新增關聯至公司的個人
  • 使用匯入相容匯出作為試算表範本
  • 在提交大量資料前先進行測試匯入
  • 歸檔而非刪除——以保留合作歷史記錄
  • 提早填入付款條件和價目表,以自動化後續文件

後續步驟

聯絡人建立完成後,可探索其與其他 Odoo 應用的對接方式:

  • 設定你的第一個 CRM 銷售管道以追蹤商機
  • 建立與新聯絡人關聯的銷售訂單
  • 配置開票功能,自動填入聯絡人資訊

參考資料

標籤

Odoo聯絡人數據匯入快速入門CRM 客戶管理
Professional businesswoman working with data and analytics in modern office environment

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