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為什麼需要期初餘額
從舊有會計軟體遷移至 Odoo 時，你需要匯入期初分錄，確保各帳戶餘額從正確的起點開始。若跳過此步驟，Odoo 中的財務紀錄將會不完整。
典型的期初餘額遷移包含四個部分：
- 總帳 — 每個帳戶的餘額
- 未結應收及應付帳款 — 任何未付的發票、帳單或折讓單
- 銀行餘額 — 你目前的銀行帳戶餘額（多個帳戶同樣適用此流程）
- 目前存貨帳戶 — 若使用手動存貨計價方式
開始前的最佳做法
匯入前，請遵循以下準則以避免錯誤：
- 使用期末資料。 以財政年度或稅務期間的期末資料進行遷移。
- 確保總帳平衡。 借方總額必須等於貸方總額。
- 核實應收帳款。 總帳上的應收帳款餘額必須等於未付客戶發票總額減去未付客戶折讓單總額。
- 核實應付帳款。 應付帳款餘額必須等於未付供應商帳單總額減去供應商折讓單總額。
暫記帳戶技巧
你無法直接將總帳原封不動地匯入。原因如下：
當你在 Odoo 中建立發票或帳單時，系統會自動記入應收或應付帳款。如果你同時從總帳匯入應收餘額，該帳戶中的金額就會重複計算。
從總帳中移除應收及應付帳款也不可行，因為總帳將不再平衡。
解決方案： 使用暫記帳戶（Suspense Account）暫時存放應收及應付帳款餘額。
- 在總帳中，將應收及應付帳戶替換為暫記帳戶
- 匯入發票和帳單時，它們同樣記入同一個暫記帳戶
- 暫記帳戶最終相互抵銷，使你的應收及應付帳戶顯示正確餘額
處理銀行帳戶
銀行帳戶也有類似的問題。如果你直接將餘額匯入銀行帳戶，將沒有對應的分錄可供對帳。
解決方法： 在總帳匯入時，將銀行帳戶替換為銀行未結收款帳戶（若餘額為正數）。若餘額為負數，則改用銀行未結付款帳戶。
準備試算表
你的匯入檔案需要多個工作表：
工作表 1：總帳（餘額）
| 欄位 | 內容 |
|---|
| Date | 期初餘額日期 |
| Journal | 專用的「Opening Balance」日記帳（例如短碼 OPB） |
| Reference | 分錄標籤 |
| Account Code | 每行的帳戶編號 |
| Debit | 借方金額（同一行不可同時有借方和貸方） |
| Credit | 貸方金額 |
與舊系統匯出資料的主要差異：
- 將應收/應付帳戶替換為暫記帳戶編號
- 將銀行帳戶替換為未結收款帳戶
工作表 2：應收帳款
每筆未付發票一行：
- 客戶名稱、發票編號、日期、應付總額
- 標示來源的欄位（例如「Opening Balance」）
- 暫記帳戶編號（必須與總帳工作表中使用的一致）
工作表 3：應付帳款
結構與應收帳款相同，但用於供應商帳單：
- 編號序列使用「Bill」前綴取代「INV」
- 參考欄位列出舊系統的採購單
- 若無需填寫，參考欄位為選填
逐步匯入流程
步驟 1：建立期初餘額日記帳
- 前往 Accounting > Configuration > Journals
- 建立名為「Opening Balance」的新日記帳
- 類型設為 Miscellaneous
- 短碼設為 OPB
步驟 2：匯入總帳
- 前往 Accounting > Journal Entries
- 點擊 Action > Import Records
- 上傳試算表並選擇總帳工作表
- Odoo 會依據欄位名稱自動對應 — 請確認對應結果是否正確
- 若以帳戶編號識別帳戶，可跳過「Account Name」欄位
- 點擊 Test 進行匯入前驗證
- 點擊 Import
- 移除「Posted」篩選條件以找到你的草稿分錄
- 開啟分錄，檢視後點擊 Post
步驟 3：匯入客戶發票
- 前往 Customers > Invoices
- 點擊 Action > Import Records
- 上傳同一檔案並選擇應收帳款工作表
- 測試後匯入
- 選取所有匯入的發票，一次過帳
步驟 4：匯入供應商帳單
- 前往 Vendors > Bills
- 點擊 Action > Import Records
- 上傳檔案並選擇應付帳款工作表
- 測試後匯入
- 選取所有匯入的帳單，一次過帳
步驟 5：對帳銀行餘額
- 前往會計儀表板
- 在你的銀行帳戶上點擊 New Transaction
- 標籤輸入「Opening Balance」
- 日期設為你的期初餘額日期
- 貼上銀行餘額金額
- 儲存並關閉
- 點擊 Reconcile — Odoo 會建議匹配的期初分錄
- 選取後點擊 Validate
驗證結果
完成所有步驟後，請檢查你的總帳：
- 暫記帳戶應完全平衡（餘額為零）
- 應收及應付帳款應顯示正確餘額
- 銀行帳戶應反映正確餘額
- 未結收款/付款帳戶應已平衡
- 你的總帳應與舊系統的總帳一致
總結
| 步驟 | 操作 | 匯入模型 |
|---|
| 1 | 建立 OPB 日記帳 | — |
| 2 | 匯入總帳 | Journal Entry |
| 3 | 匯入未結發票 | Customer Invoice |
| 4 | 匯入未結帳單 | Vendor Bill |
| 5 | 對帳銀行餘額 | Bank Transaction |
此方法提供了一套標準且可靠的期初餘額匯入流程。雖然複雜的情況可能需要額外調整，但此工作流程已涵蓋大多數企業遷移至 Odoo 會計的需求。
參考資料
